Gizlilik Politikası ve KVKK Aydınlatma Metni

1. Veri sorumlusu

KVKK kapsamında veri sorumlusu Arda Serdar Malkaş'tır (Colega). İletişim: support@colegapro.com · Kocaeli, Türkiye.

Ödemeler, satıcı (Merchant of Record) olarak Paddle.com tarafından işlenir; ödeme ve fatura bilgileriniz bakımından Paddle kendi gizlilik politikasına tabi olarak ayrıca veri sorumlusudur.

2. İşlediğimiz veriler

• Hesap bilgileri: ad soyad, e-posta adresi, kullanıcı adı, isteğe bağlı profil fotoğrafı ve iş unvanı. Google ile giriş yaparsanız Google'ın bize ilettiği ad ve e-posta bilgisi.
• Şirket (Teams) bilgileri: şirket adı ve logosu, üyeler ve rolleri, davetler, şirket yöneticilerinin Colega'ya öğrettiği belgeler ve iş akışları, şirket kuralları ve paylaşılan çalışma alanı içerikleri.
• Uygulama içeriği: oluşturduğunuz görevler ve notlar, kişisel kurallarınız ve (ayarlarda kapatmadığınız sürece) Colega'nın size gösterdiği içgörülerin metin olarak geçmişi.
• Ekran görüntüleri ve ses: yalnızca aşağıdaki 3. bölümde açıklanan şekilde, siz başlattığınızda.
• Kullanım ve güvenlik kayıtları: kota ve kullanım sayaçları, istek sınırlama kayıtları, hata kodları ve işlem zamanları.
• Ödeme ve abonelik bilgileri: planınız, abonelik durumu, dönem tarihleri ve Paddle müşteri/abonelik kimlikleri. Kart bilgileriniz bize ulaşmaz.
• Teknik veriler: IP adresi ve tarayıcı/cihaz bilgileri gibi, barındırma ve altyapı sağlayıcılarımızın hizmetin işleyişi ve güvenliği için tuttuğu kayıtlar.

3. Ekran görüntüleri ve ses

• Ekran kontrolü (Check Screen / Ask Colega): Colega ekranınızın görüntüsünü yalnızca siz bir kontrol başlattığınızda ya da bir soru sorduğunuzda alır. Görüntü, sunucularımız üzerinden yapay zekâ işlemesi için OpenAI'a gönderilir ve yanıt üretildikten sonra tarafımızca saklanmaz. Sürekli ya da arka planda ekran izleme yapılmaz.
• Hear Mode (toplantı dinleme): Hear Mode'u siz başlattığınızda Colega bilgisayarınızın çaldığı sesi ve isteğe bağlı olarak mikrofonunuzu dinler. Ses kısa parçalar halinde yazıya dökülmek üzere sunucularımız üzerinden OpenAI'a gönderilir; ses kayıtları ve toplantı metni sunucularımızda saklanmaz, oturum boyunca yalnızca cihazınızın belleğinde tutulur. Toplantı katılımcılarının dinlenmeye ilişkin yasal haklarına uymak sizin sorumluluğunuzdadır.
• Sesle yazma: mikrofon düğmesini kullandığınızda sesiniz yazıya dökülmek üzere aynı şekilde OpenAI'a gönderilir ve saklanmaz.
• Colega'nın ürettiği içgörüler (başlık, özet ve öneri metni; görüntü değil) hesabınıza kaydedilir. Bu kaydı ayarlardan kapatabilir ve geçmişinizi silebilirsiniz.
• OpenAI, API üzerinden gönderilen verileri kendi politikası gereği varsayılan olarak modellerini eğitmek için kullanmaz; kötüye kullanımı izlemek amacıyla sınırlı bir süre saklayabilir.

4. İşleme amaçları

• Hesabınızı oluşturmak, kimliğinizi doğrulamak ve Hizmet'i sunmak;
• İstediğiniz yapay zekâ özelliklerini (ekran kontrolü, toplantı asistanı, sesle yazma, şirket bilgisinin öğretilmesi) çalıştırmak;
• Aboneliğinizi, deneme sürenizi ve planınıza bağlı hakları yönetmek;
• Kullanım sınırlarını uygulamak, kötüye kullanımı ve güvenlik tehditlerini önlemek, hataları gidermek;
• Destek taleplerinize yanıt vermek ve hizmetle ilgili zorunlu bildirimleri göndermek;
• Yasal yükümlülüklerimizi yerine getirmek.

5. Hukuki sebepler

Kişisel verilerinizi KVKK madde 5/2 kapsamında; bir sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması (c), hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmemiz (ç), bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması (e) ve temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla meşru menfaatlerimiz (f) hukuki sebeplerine dayanarak işleriz. Bu sebeplerin bulunmadığı hallerde açık rızanıza başvururuz.

6. Hizmet sağlayıcılar ve yurt dışına aktarım

Verilerinizi yalnızca Hizmet'i sunmak için gereken ölçüde aşağıdaki hizmet sağlayıcılarla paylaşırız:

• Supabase — veritabanı, kimlik doğrulama, dosya depolama ve sunucu fonksiyonları (sunucular Avrupa Birliği'nde, Frankfurt/Almanya);
• OpenAI — ekran görüntüsü, ses ve metinlerin yapay zekâ ile işlenmesi (ABD);
• Paddle — ödeme, faturalama ve vergi (satıcı / Merchant of Record);
• Netlify — web sitesinin barındırılması;
• Google — yalnızca Google ile giriş yapmayı seçerseniz kimlik doğrulama.

7. Saklama süreleri

• Hesap ve uygulama verileri, hesabınız açık kaldığı sürece saklanır; hesabınızı sildiğinizde makul bir süre içinde silinir veya anonim hale getirilir.
• Ekran görüntüleri, ses kayıtları ve toplantı metinleri sunucularımızda saklanmaz.
• Bazı veriler (ör. yerel notlar, uygulama tercihleri ve tanılama kayıtları) yalnızca kendi cihazınızda tutulur; bunları uygulamayı kaldırarak silebilirsiniz.
• Ödeme ve fatura kayıtları, yasal saklama yükümlülükleri çerçevesinde Paddle tarafından saklanır.

8. Çerezler

Web sitemizde yalnızca hizmetin çalışması için zorunlu çerezler kullanılır: oturumunuzu açık tutan kimlik doğrulama çerezleri ve dil tercihinizi hatırlayan çerez. Analitik, reklam ya da izleme çerezi kullanmıyoruz. Ödeme ekranı Paddle tarafından sunulur ve Paddle, ödeme güvenliği için kendi çerezlerini kullanabilir.

9. Güvenlik

Verilerinizi korumak için şifreli bağlantılar (HTTPS), satır düzeyinde erişim kuralları ve yalnızca sunucu tarafında tutulan anahtarlar gibi teknik ve idari önlemler uygularız. Hiçbir sistem tamamen risksiz değildir; bir veri ihlali durumunda yasal yükümlülüklerimiz doğrultusunda sizi ve ilgili makamları bilgilendiririz.

10. Haklarınız

KVKK madde 11 kapsamında; kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme, eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini, KVKK'daki şartlar çerçevesinde silinmesini veya yok edilmesini isteme, bu işlemlerin aktarılan üçüncü kişilere bildirilmesini isteme, münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucu aleyhinize bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zarara uğramanız halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahipsiniz.

Başvurularınızı hesabınıza kayıtlı e-posta adresinden support@colegapro.com adresine iletebilirsiniz. Başvurunuzu en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırırız. Yanıtımızdan memnun kalmazsanız Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunabilirsiniz.

11. Yaş sınırı

Hizmet 18 yaş altındaki kişilere yönelik değildir ve bu kişilerin verilerini bilerek işlemeyiz.

12. Değişiklikler

Bu politikayı güncelleyebiliriz. Önemli değişiklikleri yürürlüğe girmeden önce e-posta ya da Hizmet içi bildirimle duyururuz.